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              總臺工作管理規(guī)定

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              總臺工作管理規(guī)定深圳xxxxxxx有限公司

              總臺工作管理規(guī)定

              文件編號:dzhr

              版 次:a

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              實施日期:

              、目的:為保證公司內(nèi)外通訊信息暢通,對來訪人員進行友好接待,塑造企業(yè)良好形象。

              、范圍:公司總臺工作人員。

              、內(nèi)容:

              .服飾要求:

              總臺人員直接代表著公司形象,故應(yīng)著裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。

              .電話接轉(zhuǎn)

              ..電話鈴聲響兩下,總臺人員應(yīng)迅速接聽,接聽電話時應(yīng)音調(diào)柔和,語氣平穩(wěn),使用規(guī)范用語“您好,大眾聯(lián)合”或“大眾聯(lián)合,您好”等。

              ..對待來電者禮貌、熱情,首先弄清來電者身份、意圖,可應(yīng)用以下話語詢問來電者:“請問你貴姓?”,“請問您哪里找?”,“請問你找哪位?”,“請問有什么可以幫到你?”等。

              ..明白來電者意愿后,在征得被訪問者同意的情況下迅速將電話轉(zhuǎn)給被訪者接聽,當被訪者正忙無法接聽或因特殊原因拒絕接入來電,總臺人員應(yīng)代被訪者表示歉意,并婉言相告,同時記錄來電者之聯(lián)系電話及聯(lián)絡(luò)人,必要時獲悉來電者的留言,然后將所記錄信息轉(zhuǎn)達給被訪者。

              ..待來電者結(jié)束談話先掛斷,使用禮貌道別語: “謝謝,再見”等,道別后將電話輕輕放下,并將必要內(nèi)容作記錄。

              ..總臺人員不得利用工作之便,在上班時間私自或幫人接打私人電話。

              .訪客接持

              ..當客人來訪時,總臺人員應(yīng)禮貌大方,積極主動熱情予以接待,不以貌取人,不分貴賤,平等相待,征詢對方需訪對象后遞送茶水,并通知被訪人員;會客、洽談原則上在會議室,未征得人力資源部同意,不得帶入辦公室內(nèi);對于來訪公司高層領(lǐng)導(dǎo)之客人應(yīng)先問清楚是否事先有約,并主動通知被訪領(lǐng)導(dǎo),征得領(lǐng)導(dǎo)同意后帶至其辦公地點,并作記錄。

              ..客人走后,應(yīng)及時收拾茶具,以保持良好辦公環(huán)境。

              ..嚴守公司秘密,不得同客人過多寒暄。

              ..對于個別不受歡迎之客人,應(yīng)馬上向公司報備。

              擬文

              審核

              核準

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